NetHunt предлагает одностороннюю синхронизацию c Google контактами. Это означает, что периодически NetHunt CRM будет переносить ваши Google контакты в указанную папку CRM-системы (например, в папку “Клиенты) для дальнейшей работы с ними.

Перейдем к настройке синхронизации Google контактов с NetHunt CRM.

1. Выберите меню “Настройки” - “ Google Contacts синхронизация”.

2. Перед активацией кнопки “Синхронизация” нужно указать две вещи:

  • папку, в которую будут переноситься Google контакты (автозаполнение данных);

  • правила определения дубликатов.

Остановимся подробнее на каждом из этих моментов.

Автозаполнение данных нужно для автоматического наполнения записей CRM данными из разных источников. В данном случае мы определяем целевую папку, в которую будут перенесены Google контакты, а также задаем правила заполнения полей целевой папки синхронизированными данными.

Для того, чтобы задать параметры автозаполнения нужно кликнуть активную ссылку в разделе “Sync to” в “Google Contacts синхронизация”или перейти в “Настройки” - “Автозаполнение данных”.

По умолчанию, данные контактов сохраняются в папке “Контакты” а данные компаний - в папке “Компании”.

Пользователь может выбрать другие папки для автозаполнения данных или оставить предложенный вариант. Для дальнейших действий - кликните на название папки и оставьте предложенный вариант или выберите новую папку.

Следующим шагом будет сопоставление полей выбранной папки и данных, которые будут в нее автоматически перенесены. Для этого выберите напротив каждого типа данных нужное поле целевой папки. При необходимости, выберите опцию “Не отображать”.

Примечание: позаботьтесь о наличии нужных полей в целевой папке, настроив соответствующие поля заранее (“Настройки” - “Поля и папки”). Не забудьте сохранить изменения.

Готово! Теперь вся информация с Google Контактов будет автоматически перенесена в папку, которую вы назначили.

Определение дубликатов.

При синхронизации Google контактов с CRM вы создаете новую запись в папке и случайно можете создать тот же контакт повторно. Мы можем предотвратить это с помощью функции определения и предотвращения дубликатов.

Для того, чтобы задать параметры определения дубликатов нужно кликнуть активную ссылку в разделе “Duplicate detection” в “Google Contacts синхронизация” или перейти в “Настройки” - “Duplicate detection”. Далее кликните создать новое правило определения дубликатов для нужной папки.

При создании нового правила для предотвращения дублирования вы можете установить уникальный идентификатор, по которому система будет определять наличие дубликатов. Для этого кликните раскрывающееся меню и выберите нужное поле, например телефон (это означает, что два контакта не могут иметь один и тот же номер телефона).

Вы также можете создать правила определения дубликатов, состоящие более чем из одного поля. Поля в одном правиле работают через “И”. Например, если у контакта то же имя, фамилия и телефон.

Вы можете добавить столько правил, сколько вам нужно.

Правила между собой работают через “ИЛИ”, то есть выполняется то, по которому есть совпадение. Например, вы можете создать правило для папки “Контакты”: “Имя + Фамилия + Email” и “Имя + Фамилия + Телефон” и выполнится то, по которому будет совпадение в данных.

В дальнейшем правила предотвращения дубликатов можно редактировать или удалять.

3. После настройки автозаполнения данных и правил для предотвращения дубликатов, можно переходить к старту синхронизации:

  • Кликните кнопку “Синхронизация”.

  • В появившемся окне выберите - синхронизировать все ваши контакты или только контакты определенной группы (может быть выбрана как одна, так и несколько таких групп) .

Примечание: В NetHunt можно переносить все Google контакты или же только контакты под выбранными ярлыками (например, только рабочие контакты).

Для того, чтобы присвоить группе контактов ярлык нужно выбрать нужные записи в Google контактах и кликнуть “+Создать ярлык”.

После того, как система синхронизировала Google контакты и CRM, вы можете найти новые контакты в CRM-системе.

NetHunt создаст записи контактов в выбранной вами папке CRM и передаст данные из Google Контактов (имя, фамилию, телефон, email, дату рождения и т.д.), включая изображение профиля контакта, если оно изначально было найдено в ваших Google контактах.

Примечание: если дата рождения контакта указана не полностью (например, 31 декабря), год рождения по умолчанию будет автоматически установлен как 1900. Если какая-либо другая информация полностью отсутствует (адрес, веб-сайт и т. д.) - соответствующее поле в CRM останется пустым.

Если синхронизированный контакт содержит данные о компании - NetHunt создаст новую запись для компании (если ее нет в CRM) и свяжет записи контакта и компании. Если запись компании ранее существовала в CRM - NetHunt свяжет новый контакт с этой компанией.

NetHunt запускает обновления синхронизации каждый день, однако, если вы хотите приостановить синхронизацию или запустить вручную, у вас также есть такая возможность:

Примечание: при каждой синхронизации NetHunt переносит только новые данные с Google Контакты, а не обновляет уже существующую в CRM информацию. Например, при синхронизации в CRM был создан контакт без email, так как в Google Контактах отсутствовала информация об email. В дальнейшем, в Google Контактах email был внесен и при следующей синхронизации - добавлен в CRM. В этом случае, NetHunt перенес новые данные из Google Контакты в CRM. Если бы email ранее уже был бы синхронизирован и потом изменен в Google Контактах - поле в CRM осталось бы без обновлений.

Вы нашли ответ?