Керування видимістю та автоматичним зв'язуванням електронних листів у NetHunt CRM
NetHunt CRM дозволяє автоматично пов'язувати електронні листи із записами у вашому робочому просторі. Ця функція забезпечує повну прозорість, адже всі члени команди можуть переглядати історію спілкування з клієнтами. У цьому посібнику ми розглянемо, як працює ця функція, як її налаштувати, а також як керувати конфіденційністю електронних листів та виключати домени з автоматичного зв'язування.
Приватний доступ до електронних листів
Якщо ви бажаєте, щоб вміст ваших особистих розмов з клієнтами залишався приватним, ви можете налаштувати приватний доступ до електронних листів.
Як увімкнути приватний доступ
Перейдіть до Налаштувань у вашому робочому просторі.
Оберіть розділ "Управління робочим простором".
Знайдіть опцію "Видимість пов'язаних листів" (Linked email visibility).
Увімкніть цю функцію.
Після активації опції "Видимість пов'язаних листів" ваші повідомлення будуть пов'язуватися із записами таким чином, що лише ви матимете до них доступ. Ви зможете поділитися ними з іншими членами команди лише за запитом.
Деталі електронної пошти
На історії активності ви можете легко перевірити не лише власника листа, а й точну причину, чому саме цей лист або тред з'явився у картці.
Як відкрити деталі листа
Відкрийте потрібний лист або тред у NetHunt CRM.
У верхній правій панелі дій натисніть на іконку "i".
У спливаючому вікні ви побачите розширені дані про прив'язку.
Яка інформація відображається
У вікні деталей доступна така інформація:
Причина зв’язування:
Автоматично: система пояснить, на основі якого поля відбулася прив'язка.
Вручну: вказує ім'я користувача, який прив'язав цей лист вручну.
Власник листа: електронна адреса користувача CRM, якому належить цей лист або тред.
Порада: Якщо лист опинився не в тому записі, перевірка причин зв’язування допоможе швидко зрозуміти, чи це результат збігу даних у полях (наприклад, однакові Email або URL), чи хтось із колег прив’язав його вручну.
Налаштування приватності для адміністраторів
Адміністратори мають можливість змінити налаштування "Видимість пов'язаних листів" на "Приватне". У цьому режимі всі вхідні та вихідні електронні листи будуть пов'язуватися як приватні за замовчуванням. Вміст таких листів буде доступний лише користувачам, які мають ці листи у своїх папках "Вхідні", а також адміністраторам робочого простору.
Інші користувачі бачитимуть такі електронні листи як "Заблоковані". У них буде можливість надіслати запит власнику електронного листа на відкриття доступу.
Виключення доменів та електронні адреси з автоматичного зв'язування
У розділі "Управління робочим простором" також доступна опція виключення доменів з автоматичного зв'язування. Це дозволяє запобігти автоматичному прив'язуванню будь-яких повідомлень, що надсилаються на або з певних доменів чи електронних адрес. Якщо певна електронна адреса або домен знаходиться у списку виключень, система не буде автоматично пов'язувати ці листи із записами.
Як це виглядає для користувачів
Коли ви натиснете кнопку зв'язування в ланцюжку електронної пошти, і вона підпадатиме під виключення, ви побачите відповідне сповіщення.
Крім того, у налаштуваннях полів електронної пошти/URL-адреси ви знайдете список виключених електронних адрес та доменів. Це слугує нагадуванням для користувачів про активацію цієї функції. Якщо список порожній, там буде відображатися підказка, що нагадуватиме користувачам про можливість створення такого списку.
💡Зверніть увагу:Налаштування конфіденційності не впливають на електронні листи, надіслані через кампанії чи автоматизації.
Не знайшли відповідей, які шукали? Пишіть нам у чат підтримки прямо з CRM!
А також доєднуйтесь до спільноти однодумців в нашому телеграм каналі.