Експорт даних з Бітрікс
Щоб перенести дані з Бітрікс вам потрібно буде експортувати їх та імпортувати до NetHunt у форматі CSV. Вам знадобиться зробити експорт таких папок як: Контакти, Компанії, Угоди (з них окремо кожну з ваших воронок).
Звертаємо вашу увагу на те, що такі папки як Ліди, Задачі, Товари, Рахунки, Пропозиції також можна експортувати з Бітріксу, але їх імпорт у NetHunt буде залежати від вашого бізнес-кейсу. Тому в цьому гайді ми розглянемо саме імпорт основних сутностей (Угоди, Контакти, Компанії), а якщо ви хочете імпортувати інші папки, будь ласка, зверніться до нашої команди підтримки.
Експорт з Бітріксу є доволі зручним, адже ви можете обирати які поля вам потрібні. Для цього перейдіть до Список та натисніть на значок шестерні:
Саме тут ви можете обрати які поля вам потрібно перенести до NetHunt CRM. Зазвичай ми рекомендуємо обирати тільки основні дані:
Там потрібно буде мати такі дані для успішного імпорту та зв'язки Угода - Контакт - Компанія:
Угоди: мають мати інформацію про Компанію (назва) та Контакт (ім'я та прізвище)
Контакт: потрібен мати інформацію про Компанію (назва)
Тепер, коли ми обрали основні дані, можемо перейти до експорту:
Найкраще експортувати саме в Excel форматі, далі перенести дані до Google Sheets, а вже потім качати СSV файл саме з Google Sheets. При експортуванні CSV файлу саме з Goole Sheets ми отримаємо 100% гарантію успішного імпорту.
Так, Бітрікс пропонує нам завантажити одразу CSV файл, але його потрібно буде "фіксити" перед імпортом до NetHunt.
Перенести дані з Excel до Google Sheets найкраще саме копіюванням - вставкою:
Так ми отримаємо "чистий" файл який гарантовано можна імпортувати:
Як підготувати СSV файл експортований з Бітріксу
Якщо у вас дуже багато даних або вже є готовий файл саме в CSV форматі, покажемо вам як його підготовити до імпорту в NetHunt.
Вивантажуємо його до Google Sheets:
І отримуємо файл зі схожим форматуванням:
Далі виділяємо перший стовпчик, обираємо Дані - Розділити текст на стовпці:
Обираємо крапку з комою як роздільник:
Такий тип даних вже можна звантажувати та імпортувати:
Останні кроки для успішного імпорту
Для деяких полів нам потрібно змінити формат, щоб імпортувати в NetHunt.
Поле Дата та час.
У NetHunt є поле Дата, але на мая поля Час (або Дата та час). Відповідно, якщо вам потрібно імпортувати поле Дата та час, потрібно його розділити.
Виділяємо відповідну колонку, обираємо Дані та Розділити текст на стовпці:
У полі Розподілювач натискаємо на визначити автоматично - Пробіл
У нас з'явилися дві окремі колонки для Дати і Часу. Останнє (час) ви можете імпортувати як текстове поле, або видалити.
Поле Так/Ні
Це поле може бути імпортоване як поле Чекбокс у NetHunt, але успішного імпорту нам потрібно замінити значення Так на TRUE, ні на FALSE:
Виділяємо колонку та обираємо Змінити - Знайти й замінити:
Обираємо Знайти: Так, Замінити: TRUE, Змінити всі та Готово. Усі значення зміняться на TRUE та будуть поле NetHunt зможе їх присвоїти до поля Чекбокс
Те саме робимо для значення Ні - міняємо на FALSE:
Отримуємо відповідні дані для імпорту:
Поле Менеджер (або відповідальний):
Поле Відповідальний з Бітріксу експортується у вигляді ім'я та прізвища. Для успішного імпортування вам потрібно буде змінити це на поле email користувача у NetHunt (як описано вище), але також можливо імпортувати як текстове поле, потім відфільтрувати дані по цьому полю і оновити поле Менеджер у NetHunt (процес описаний в кінці гайду).
Тепер ми готові до імпорту і нам залишається лише експортувати дані у csv форматі:
Імпорт даних в NetHunt CRM
Тепер, коли ви пофіксили файли, давайте розглянемо як поля в Бітріксу відповідають полям у NetHunt, адже це нам знадобиться для успішного імпорту:
Бітрікс | Приклад з Бітрікс | NetHunt CRM | Коментар |
Рядок | Назва | Однорядковий |
|
Число | 1234 | Число |
|
Так/Ні |
| Чекбокс | Потрібно поміняти з 1 на TRUE в експорт файлі |
Список | Варіант 2, Варіант 3 | Випадаюче меню | Випадаюче меню для списку з одним значенням, теги для списків які мають декілька значень |
Дата/Час | 06.07.2022 | Дата | В NetHunt ви можете імпортувати поле Дата, поле Час ви можете імпортувати як текстове поле (Однорядковий) |
Посилання | URL |
| |
Гроші | 100 EUR | Валюта, Однорядковий | Імпортуємо числове значення у поле Валюта (без знаку валюти або тексту) |
Адреса | Вул. Сагайдачного | Адреса |
|
💡Зверніть увагу: Деякі поля та їх значення або неможливо імпортувати (Файл, Бронювання ресурсів), або потребують детального розглядання для успішного імпорту (Привʼязка до користувача, елементів СRM і тд).
Будь ласка, зверніться до нашої команди підтримки, щоб ми допомогли вам імпортувати додаткові поля привʼязки.
В якій послідовності будемо імпортувати: Контакти, Компанії, Угоди.
Перейдіть до "Налаштувань" NetHunt, а потім виберіть "Імпорт даних".
Обираємо наш файл з Контактами:
Обираємо папку Контакти:
Співставте поля: Це дуже важливий крок! Вам потрібно співставити поля з вашого CSV-файлу як у Бітрікс з полями папки в NetHunt.
Перевірте чи NetHunt "зрозумів" тип поля, а якщо ні, ви можете змінити його. Натисніть на поле та проскрольте вниз поки не побачите Зберегти як Коментар, Створити нове поле, Не відображати:
Якщо ви обрали Створити нове поле. У новому вікні ви можете обрати тип поля, яке вам потрібне. Значок поля відображає його тип:
В деяких випадків нам потрібно буде змінити тип поля з Однорядковий та Число на Email та Телефон:
Якщо ви обираєте поле Зв'язати з папкою, ви або створите новий запис у новій папці, або прилінкуєте його до існуючого запису (в нашому випадку ми імпортуємо контакти, які створюють відповідні записи у папці Компанії):
Коли у вас імпорт пройшов добре, контакти з'являться у відповідній папці та створять компанії у папці Компаній. Зараз це лише назва компанії, але наступним кроком ми будемо імпортувати компанії і додамо інформацію про них.
Якщо вам потрібно видалити деякі поля або змінити їх тип, ви можете зробити це у налаштуваннях папки. Такі поля як Теги, Випадаюче меню та Чекбокс неможливо буде змінити:
Після успішного імпорту Контактів і співставлення усіх полів в цій папці. Тепер можна імпортувати Компанії.
Імпорт Компаній - такий самий процес та навіть легше, адже нам не потрібно лінкувати нічого до інших папок, а тільки додати основну інформацію о Компанії. Та співставити поля.
Основний крок при імпорті компаній - це перевірка та оновлення дублікатів. Адже ми вже створили більшість компаній і нам потрібно їх знайти та оновити по полю Ім'я. Тому вмикаємо Перевірку дублікатів, обираємо Співпадіння дублікатів за: Ім'я, Імпорт та оновлення співпадінь.
Вітаємо! Ми додали нові компанії та оновили ті, які були імпортовані разом з контактами. Тепер найцікавіше: УГОДИ 💰
Спочатку рекомендуємо вам зробити копію вже існуючої папки Угоди та імпортувати саме в копію (нехай оригінальна папка залишиться як шаблон):
💡Зверніть увагу: Краще за все використовувати окрему папку для кожної воронки, тому якщо у вас декілька воронок, зробіть декілька копій папки Угоди.
Робимо імпорт вже в папку угоди:
Навіщо створювати нові поля коли можна використовувати вже існуючі, правда? Співставляємо їх.
Компанію та Контакт лінкуємо саме до існуючих записів, а не створюємо нові текстові поля (як система пропонувала на скріншоті вище):
Обов'язково змініть тип поля Етап на Випадаюче меню, щоб ми змогли відтворити воронку:
Дотримуючись порад з таблички вище обираємо вірний тип поля: дата, теги, чекбокс і тд. Загалом система вгадує типи полів в залежності від даних, але не завжди:
Цього разу нам непотрібно перевіряти нічого на дублікати, адже ми імпортуємо свіжі дані.
Не знайшли відповідей, які шукали? Пишіть нам у чат підтримки прямо з CRM!
А також доєднуйтесь до спільноти однодумців в нашому телеграм каналі.