Щоденна робота з клієнтами не обходиться без дзвінків: вхідних, вихідних, прийнятих та пропущених. Їх може бути стільки, що легко загубитися в цьому потоці комунікації.
Для автоматизації цього процесу в NetHunt CRM є - тригер "новий VoIP дзвінок". Він допоможе вам:
Контролювати всі дзвінки в одному місці.
Організувати сценарії обробки для кожного типу дзвінка.
Не пропускати жодного звернення від клієнтів.
Завдяки цьому інструменту ви зможете ефективно керувати комунікацією з клієнтами та покращити якість обслуговування.
Тригер події
Для запуску автоматизації необхідно обрати тригер - "новий VoIP дзвінок":
За допомогою цього тригера ви можете автоматизувати роботу будь-якої підключеної до CRM VoIP телефонії через яку ваша команда здійснює дзвінки. Вибір телефонії здійснюється на кроці 1️⃣ налаштувань тригера:
В кроці 2️⃣ є можливість налаштувати на який саме тип дзвінку буде реагувати тригер і автоматизація. Це можуть бути варіанти:
Вхідний
Вихідний
В кроці 3️⃣ є можливість детальніше налаштувати статус типу дзвінка на який буде реагувати тригер і автоматизація. Це можуть бути варіанти:
Вхідний (відповідь) - це налаштування буде містити всі вхідні дзвінки що прийняли менеджери.
Вхідний (без відповіді) - це налаштування буде містити всі вхідні дзвінки де менеджери не взяли слухавку (пропущені дзвінки).
Вхідний (будь-який) - це налаштування буде містити обидва налаштування для дзвінків з відповіддю і без відповіді.
Вихідний (відповідь) - це налаштування буде містити всі вихідні дзвінки менеджерів що прийняли клієнти.
Вихідний (без відповіді) - це налаштування буде містити всі вихідні дзвінки менеджерів де клієнти не взяли слухавку.
Вихідний (будь-який) - це налаштування буде містити обидва налаштування для дзвінків з відповіддю і без відповіді.
Після того як ваш тригер налаштовано будується ланцюжок автоматизації що має виконати дії згідно з потрібним для вас сценарієм. Нижче ми розглянемо приклад таких автоматизацій.
❗️Зверніть увагу!
NetHunt CRM пропонує зручну функцію автоматичного створення контактів для вхідних дзвінків. Однак, якщо ви налаштовуєте власні автоматизації для обробки вхідних дзвінків, рекомендуємо вимкнути цю функцію в налаштуваннях інтеграції.
Це дозволить уникнути конфліктів у створенні записів через функціонал інтеграції за замовчуванням та забезпечить коректну роботу ваших сценаріїв автоматизації.
Як вимкнути автоматичне створення контактів:
Перейдіть в налаштування інтеграції з телефонією.
Знайдіть опцію "Створення контактів для вхідних дзвінків".
Вимкніть цю опцію.
Тепер ви можете налаштувати власні сценарії обробки вхідних дзвінків, не турбуючись про конфліктування автоматизацій з функціоналом телефонії.
Приклад автоматизації що фіксує пропущені дзвінки
В данному сценарії ми побудуємо автоматизацію що буде створювати або оновлювати запис і створювати задачу на менеджера для сповіщення про пропущений вхідний дзвінок.
Налаштування тригеру. Обираємо в тригері наступні варіанти:
Потрібна телефонія
Тип дзвінку - вхідний
Статус дзвінку - вхідний (без відповіді)
Далі ми будемо створювати з цього дзвінка контакт і угоду. Якщо цього номеру телефону в системі не існує, то контакт буде створено новий і до нього буде створена угода, але також такий контакт і його угода вже можуть існувати в системі і за ними може бути закріплений відповідальний менеджер який вже вів з ним раніше комунікацію. Тож нам необхідно передбачити два сценарії:
Якщо контакт існує і у нього є відповідальний нам не треба створювати дубль цього контакту треба створити завдання на менеджера що вже комунікував з ним (за це буде відповідати гілка "Так" в автоматизації).
Якщо цей контакт новенький зовсім, то необхідно налаштувати створення контакту з розподіленням по черзі на відповідального менеджера і задачу на цього менеджера, щоб він взяв контакт в роботу (за це буде відповідати гілка "Ні" в автоматизації).
Додаємо дію - "створити запис" в папку контакти:
Проставляємо макроси в потрібні для створення запису поля:
💡Зверніть увагу!
Різні телефонії використовують різні набори полів та макросів. NetHunt CRM дозволяє вам гнучко налаштувати свою систему, створюючи текстові поля в потрібних папках та заповнюючи їх макросами з автоматизації.
Це відкриває перед вами широкі можливості для збору та аналізу даних. Наприклад, ви можете:
Збирати UTM-мітки з колтрекінгу: Дізнайтеся, з яких рекламних кампаній приходять ваші клієнти.
Отримувати детальну інформацію про дзвінки: Записуйте час дзвінка, тривалість, номер абонента та іншу важливу інформацію.
Автоматично оновлювати дані: Макроси дозволяють автоматично заповнювати поля, що економить ваш час та зменшує ризик помилок.
Таким чином, ви отримуєте повну картину взаємодії з клієнтами.
Після налаштування дії для створення контакту нам необхідно налаштувати фільтр що буде перевіряти чи є у цього контакту відповідальний менеджер. По правилам визначення дублікатів новий контакт не буде створено якщо система знайде цей номер телефону в базі записів що вже збережені в CRM.
Ось такий вигляд тепер має автоматизація:
💡Зверніть увагу!
Ви можете створити угоду на спеціальний етап "пропущений дзвінок", або для таких дзвінків є можливість побудувати окрему папку і збирати їх там якщо не має необхідності створювати додаткові угоди. Ви можете просто створювати на менеджерів задачі про ці пропущенні дзвінки. NetHunt CRM дозволяє відобразити інформацію про пропущені дзвінки у зручному для вас форматі.
В гілку "так" необхідно додати дію що створить запис у потрібну папку про пропущений дзвінок:
Аналогічно до створення контакту заповнюємо поля і проставляємо макроси в цьому записі:
Гілка "ні" буде мати такий самий вигляд і таку ж саме дію, але перед створенням запису ми додаємо ще одну дію, що оновить новий створений контакт по полю відповідальний. Система автоматично розподілить і встановить відповідально менеджера який візьме в роботу цього клієнта:
Обираємо поле що має містити відповідально і назначаємо менеджера:
Ось такий вигляд має завершена автоматизація:
При пропущеному дзвінку, система створює контакт і угоду до нього. Правила дублікації перевіряють чи існує він в системі і чи є у нього відповідальний менеджер і запускають потрібний сценарій згідно фільтру.
💡Зверніть увагу!
Даний тригер можливо використовувати для налаштування дуже різних і унікальних автоматизацій. Ви можете використовувати різні помічники такі як фільтр, щоб перевіряти різні статуси існуючих вже в системі записів. Або перевіряти наявність активної у записа угоди, для того щоб запускати під різні умови, різні сценарії автоматизацій.
Не знайшли відповідей, які шукали? Пишіть нам у чат підтримки прямо з CRM!
А також доєднуйтесь до спільноти однодумців в нашому телеграм каналі.