Функціонал в автоматизаціях з завданнями
Для відпрацювання будь-якої автоматизації спочатку необхідно налаштувати тригер. Розділ завдання на системному рівні вважається звичайною папкою, тому в автоматизаціях завдання доступні в таких тригерах як:
Етап угоди змінено.
Додано новий запис.
Значення поля змінено.
Налаштувавши відповідний тригер у вас є можливість додати дію "Створити завдання":
Також ви в автоматизаціях ми маємо спеціальний "Помічник чекати на завершення завдання" - це чудова функція, яка дозволить вам виконувати певні дії у вашій автоматизації відразу після виконання задачі:
Комбінуючи між собою різні тригери та дії на створення задач і їх помічник ви можете будувати різноманітні сценарії відпрацювання автоматизації, по автостворенню, авторозподілу, чи автооновленню завдань.
Нище наводимо приклади корисних автоматизацій які можуть бути корисними.
Автоматичне створення завдань
Уявимо що вам потрібно надіслати фолоу-ап усім контактам, які переходять на етап «Потенційний». Для цього потрібно:
Обрати "Значення поля змінено" в ролі тригера:
Обрати папку, необхідне поле та вказати конкретну зміну:
Після того, як ви додали тригер, потрібно додати дію "Створити завдання":
Ви можете кастомізувати це завдання, дати йому заголовок, опис, дату виконання. А також тут будуть доступні всі створені вами кастомні поля що містяться в завданні:
Вибираючи, кому ви хочете призначити завдання, ви можете додати своїх колег, натиснувши знак плюс (у цьому випадку завдання буде призначено всім):
Або розподіліть завдання між командою за круговим алгоритмом:
При необхідності виберіть «Термін виконання». Ви можете вибрати "Встановити сьогодні" та продовжити термін виконання завдання на кілька днів (підвищити або зменшити).
💡Зверніть увагу: Що повідомлення про завдання (якщо воно у вас налаштовано) буде надіслано відразу після створення завдання. Але ви можете використовувати помічник «Чекати (час)», щоб відкласти створення завдання:
Автоматизація готова залишилось тільки її активувати:
Призначення нового відповідального
Візьмем для прикладу ситуацію що на вашого менеджера була призначена задача, але він вже навантажений і часу опрацювати додаткову задачу в нього немає. Тому ми можемо через певний час перекинути відповідального за задачу на іншого менеджера.
Як це можна зробити:
Тригер автоматизації буде - додано новий запис.
Ми даємо менеджеру час, щоб він взяв задачу в роботу, тому тут додаємо помічника - чекати час і виставляємо 10 хвилин (ви можете вказати будь-який термін).
Тепер нам треба зрозуміти чи менеджер вже взяв в роботу цю задачу, тому тут додаємо фільтр який буде перевіряти етап задача "взято в роботу" і якщо задача ще не взята в роботу, то оновлюємо відповідального за цю задачу.
Ось який вигляд може мати така автоматизація:
Якщо за цей час жодний менеджер не взяв в роботу цю задачу, в кінці можна призначити її на керівника або вказати всіх менеджерів і хто перший буде вільний він забере цю задачу на себе.
Додавання відповідального на кожному етапі завдання
Можливо ви не хочете створювати на одну картку клієнта на кожного члена команди, менеджера, бухгалтера, юриста окрему задачу, а хочете, щоб кожен опрацював саме свій сектор і перевів задачу на наступний етап.
Це можливо зробити наступним чином:
Тригер автоматизації може бути - додано новий запис.
Створюємо задачу і обираємо менеджера який буде робити перший контакт з клієнтом.
Далі коли менеджер виконав свою задачу він переносить задачу на наступний етап. Тут ми додаємо помічник - "чекати оновлення поля" і вказуємо потрібний етап.
На цьому етапі ми хочемо додати юриста, тому оновлюємо відповідального на нього (ви можете як і замінити відповідально, так і додати його до усіх).
Тепер юрист виконав свою частину та переводить етап задачі, тут ми знову додаємо помічник - "чекати оновлення поля" і вказуємо потрібний етап.
Оновити запис та додаємо бухгалтера, він перевіряє оплату і закриває цю задачу.
Таким чином ви маєте одну задачу для 3 відповідальних і вам не треба створювати 3 окремі задачі на кожного. І всі дії будуть описані на історії активності цієї задачі де ви можете перевірити кожен крок.
Перевірка заповненості полів в задачі
Якщо ви налаштували задачі таким чином, що ваші менеджери повинні заповнити поля в картці задачі, але ви не хочете самостійно кожну картку перевіряти чи менеджер все заповнив ми маємо рішення.
Будуємо наступну автоматизацію:
Коли менеджер переводить задачу на етап "завершена" і відмічає її як "виконано", наша автоматизація тригериться і починає роботу.
Тут має бути фільтр який перевіряє всі поля на заповненість в картці задачі. Якщо гілка відпрацювала "Так", то менеджер все виконав і нам можна завершити автоматизацію. А якщо фільтр помітив поле де було пропущено заповнене поле ми розділяємо його на декілька гілок.
Гілка А, в нас буде створювати завдання на керівника, щоб він перевірив це.
Гілка В, оновити етап задачі на потрібна перевірка і зняти виконання задачі.
Як це можна зробити:
Завершити всі активні задачі
Ви можете побудувати автоматизацію яка буде завершувати всі активні завдання по вашій угоді після переходу на етап "Успішно реалізовано".
Для цього вам потрібно зробити наступне:
Тригер автоматизації буде - "етап угоди змінено" з параметром на "Успішно реалізовано".
Далі треба обрати дію - "Оновити пов'язувані записи" і обираємо папку задачі:
В цьому випадку система закриває всі задачі які є активними і пов'язані з цією угодою. Також ви можете оновити лише записи згідно з фільтром, які мають не важливий статус або конкретний тег.
Загальний вид такої автоматизації:
Завершення задачі і фіксація точного часу
Розглянемо можливість встановлювати та змінювати термін виконання для завдань. Встановити "Поточну дату і час":
Тип оновлення дозволяє зручно записувати точний момент виконання кроку робочого процесу як дату і час виконання завдання.
Також є можливість змінити дату "Підвищувати на":
Хвилина.
Година.
День.
Місяць.
Рік.
Дату і час виконання завдання тепер можна зсунути на хвилини та години.
У поєднанні з параметром «Встановити поточну дату і час» це дозволяє встановлювати точні терміни виконання завдання.
Після створення картки --> створити завдання і дати термін виконання протягом 15 хвилин, зв'язатись з клієнтом.
Розглянемо приклад автоматизації коли менеджер завершив завдання і фіксуємо точну дату та час.
Тригер обираємо "Значення поля змінено", обираємо папку завдання та поле "Виконано":
Далі додаємо оновити запис і вказуємо в поле дедлайн "Встановити точну дату і час":
Додаємо "Завершити автоматизацію" та активуємо її:
💡Зверніть увагу: Це лише деякі приклади можливих сценаріїв, побудови автоматизацій які ви можете використовувати в роботі. Фіксуйте будь-які сценарії того як би ви хотіли, щоб працювали ваші задачі, та звертайтесь в наш чат підтримки - ми з радістю допоможемо автоматизувати ваші ідеї в завданнях!
Не знайшли відповідей, які шукали? Пишіть нам у чат підтримки прямо з CRM!
А також доєднуйтесь до спільноти однодумців в нашому телеграм каналі.