Персональні налаштування розділу завдання
Кожен користувач може окремо для себе персоналізувати розділ "Завдання". Для цього в налаштуваннях є окремий розділ - "Завдання", в якому можливо:
Включити чи виключити попередній перегляд завдань
Включити чи виключити надсилання щоденного дайджесту с завданнями
Налаштувати автозаповнення системних полів обраними значеннями
Персональні налаштування відкриття завдань
Кожен користувач може обрати і налаштувати під себе зручний варіант відображення завдань що будуть відкриватись попередньо або у діалоговому вікні чи одразу в повній версії перегляду сторінки. Це можливо зробити в налаштуваннях, розділ завдання:
Персональні налаштування щоденного дайджесту завдань
Nethunt CRM може надсилати для ознайомлення користувачам щодня емейл в якому буде перелік всіх їх завдань на цей день. Якщо користувач не хоче щодня отримувати такий емейл, це можливо вимкнути:
Персональні налаштування автозаповнення полів обраними значеннями за замовчуванням
Якщо користувач часто створює однотипні завдання, наприклад "зателефонувати" чи "взяти в роботу" - це можливо одразу в налаштуваннях прописати у відповідні поля:
Тепер, створюючи завдання, значення з налаштувань будуть в полях задачі прописані одразу за замовчуванням.
Додавання користувацьких полів та груп полів в завдання
Якщо вам замало системних полів які є в завданнях за замовчуванням, ви можете додавати користувацькі поля, щоб ваші завдання краще відповідали вашим персональним процесам та вимогам (детальна інформація про управління полями їх налаштування за цим посиланням).
Знайти і змінити налаштування полів розділу "Завдання" ви можете у вкладці "Управління папками та полями - Завдання":
1. Додайте поле "Етапи", щоб розуміти поточний стан виконання задачі і візуалізувати рух завдань канбаном чи дошкою:
2. Додайте власні "Типи" до завдань (наприклад, дзвінок, зустріч, технічні роботи, робота з документами), щоб чітко класифікувати обов'язкові дії та швидко фільтрувати їх у вашому робочому просторі:
3. Додайте "Дату початку" для завдання, щоб визначити різницю між тим, коли вам потрібно почати працювати над завданням, і коли воно має бути виконане:
4. Налаштуйте власні мітки пріоритету (критичний, високий, середній, низький), щоб ваші завдання чітко відображали ступінь їхньої важливості та необхідну швидкість виконання. Це допомагає команді фокусуватися на найважливіших діях. Для цього ви можете створити нове поле, або відредагувати існуюче системне поле "Пріоритет" і вказати в нього свої варіанти відповідей якщо стандартних вам замало:
5. Додайте поле "Результат", щоб реєструвати результати виконання задач:
6. Створіть поля типу "Статистка", це дасть вам можливість контролювати коли в останнє по задачі робились дії чи необхідні оновлення:
7. Згрупуйте поля в групи для чіткої та інтуїтивно зрозумілої структури завдань:
💡Зверніть увагу: Це лише приклади полів які можливо додати до завдань! Ви можете дуже творчо підійти до цього процесу і створити власні поля будь-яких типів в налаштуваннях завдань для організації ефективної роботи команди с задачами.
Після всіх цих налаштувань, ось так може виглядати кастомізована задача:
Налаштування умов для закриття чи виконання завдання
Ви можете налаштовувати різні обов‘язкові умови для завершення завдання. Без виконання цих умов, користувач не зможе закрити задачу.
(За цим посиланням окрема інструкція про налаштування обов‘язковості полів).
Поля можуть бути обов‘язковими для різних етапів, наприклад поле "Результат" обов‘язкове для етапу задачі "Завершено":
Ви також можете прив‘язати обов‘язковість поля до саме виконання задачі. Наприклад, поле "дата початку виконання" є обов‘язковим до заповнення в момент коли менеджер виконує задачу:
💡Зверніть увагу: Обов‘язковість кожного поля налаштовується окремо або для етапів завдання (тип поля випадаюче меню) або для закриття задачі (тип поля чекбокс). Комбінувати ці умови для одного поля неможливо.
Ви також можете налаштувати додаткові механізми контролю виконання завдання! Наприклад, менеджер може міняти лише етапи завдання, але не може закрити задачу як виконану, бо такі права будуть лише у керівника і він буде сам закривати задачі після ознайомлення з результатом їх виконання. Для цього необхідно встановити заборону на редагування системного поля "виконано" для всіх користувачів окрім ролі, наприклад, керівник чи адміністратор:
Вкажіть, що дане поле може редагувати лише роль керівника і користувачі не зможуть просто так закривати задачі:
Окрім цього у вас є можливість налаштувати заборону на редагування "дати виконання" завдання. В такому випадку менеджер не зможе змінити дедлайн виконання задачі. Для цього забороніть редагувати поле, що відповідає за дату виконання, всім користувачам окрім ролі керівника або повністю для всіх:
Або виконайте налаштування умовами яких закривати завдання чи міняти його дедлайн виконання зможе лише користувач що є постановником задачі. У виконавця не буде прав змінити дати в задачі:
Завдяки комбінації умов обов‘язковості полів ви можете максимально зручно адаптувати систему управління завданнями під потреби вашої команди!
Налаштування доступів ролей до розділу завдання
Ви можете налаштовувати доступи до розділу завдання так само як налаштовуються доступи до будь-якої папки (деталі за посиланням):
Розділ завдання відображається в налаштуваннях ролі так само як і інші ваші папки:
Ви можете дозволити або заборонити для користувача наступні дії з задачами:
Доступ до завдань - можливість надати або заборонити ролі доступ до розділу завдання.
Видимість - можливість бачити тільки власні завдання чи завдання всієї команди.
Налаштування - можливість вказати, чи матиме роль дозвіл на налаштування розділу завдання.
Збережені вигляди - можливість обрати, чи матиме роль дозвіл для створення, редагування, видалення спільних збережених видів.
Створити/змінити записи - можливість обрати, чи будуть у ролі права на ручне створення чи редагування завдання.
Додати об'єкти до Стрічки подій - можливість вказати, чи зможе роль працювати з історією активності.
Видалити об'єкти зі Стрічки подій - можливість обрати, чи зможе роль видаляти події з історії активності.
Видалити записи - можливість вказати, чи зможе роль видаляти задачі.
Особливі - користувачі не можуть редагувати, видаляти, переміщувати, копіювати, або об'єднувати записи, які їм не належать або які їм не були призначені. У випадках, коли запис користувачеві був кимось призначений, для виконання вищезазначених дій все одно знадобляться права рівня "Створювати або редагувати записи" та "Видаляти записи".
💡Зверніть увагу: комбінація налаштувань дозволів ролі, а також окремі налаштування кожного поля в задачах по обов'язковості для заповнення або навпаки на заборону роботи з полем, дадуть вам можливість організувати в найзручніший спосіб таск-менеджмент для вашої команди.
Не знайшли відповідей, які шукали? Пишіть нам у чат підтримки прямо з CRM!
А також доєднуйтесь до спільноти однодумців в нашому телеграм каналі.