Тригер події
Для запуску автоматизації необхідно обрати тригер - новий чат:
За допомогою цього тригера ви можете автоматизувати роботу з будь-яким месенджером, підключеним до вашого робочого простору. Вибір месенджера здійснюється на кроці 1️⃣ налаштувань тригера:
В кроці 2️⃣ є можливість налаштувати на який саме чат буде реагувати тригер і автоматизація. Це можуть бути варіанти:
Новий чат створено. В такому випадку автоматизація буде реагувати тільки на нові чати яких попередньо ще не було в системі.
Закритий чат повторно відкрито клієнтом. В такому випадку автоматизація запуститься лише для повторно відкритого клієнтом чату. Нові чати будуть ігноруватись.
Створено або відкрито заново. Даний варіант включає в себе обидва попередніх налаштування.
💡Зверніть увагу! В одній автоматизації для тригера на кроці 2️⃣ можна обрати лише один варіант налаштування. Проте, це дає вам більше гнучкості в налаштуванні кожного месенджера під свій унікальний сценарій. Ви можете створити дві окремі автоматизації та розділити функціонал одного месенджера:
Перша автоматизація: Для обробки виключно нових чатів.
Друга автоматизація: Для обробки виключно існуючих чатів.
Такий підхід дозволяє більш точно налаштувати кожен месенджер під конкретні потреби та завдання.
Налаштування дій та приклад автоматизації
Перший приклад
Після налаштування тригеру необхідно обрати дію яка має виконуватись в даній автоматизації. В нашому прикладі ми розглянемо створення контакту і угоди до нього для того, щоб даний чат одразу було пов‘язано з цими записами. Для цього першою дією після тригеру ми обираємо - додати в контакти:
💡Зверніть увагу! Що не всі месенджери, соцмережі можуть передавати телефони, або цю інформацію власник месенджера приховує. Але є Зовнішній ID користувача він доступний завжди і є унікальним. Тому можна створити окреме поле для цього значення та вказати його як правило дублікації та побудувати автоматизацію на перевірку саме за цим унікальним значенням. Див. "Другий приклад".
Тепер необхідно налаштувати дію в середині, щоб записати значення з макросів в поля і зберегти з месенджера автоматично значення, такі як ім‘я, номер, ID користувача в месенджері тощо. Для цього обираємо потрібне поле і натискаємо на {} для того, щоб обрати потрібний макрос для цього поля:
Аналогічно, необхідно додати макроси у всі поля, які мають автоматично заповнюватися інформацією з месенджера.
💡Зверніть увагу! Кожен месенджер має свої унікальні макроси та можливості для автоматичного отримання інформації з чату. Наприклад, номер телефону користувача можна легко отримати з чату Telegram, тоді як Instagram такої можливості не надає. Нижче в таблиці наведено порівняння макросів кожного месенджеру:
Далі ми перейдемо до створення угоди. Її буде розміщено на відповідному етапі воронки продажів та в потрібній папці, щоб забезпечити її подальший рух до успішного завершення чи закриття з певної причини відмови. Для цього обираємо дію - створити новий запис:
Аналогічно до дії додати в контакти, під час створення угоди необхідно вказати відповідні макроси у відповідних полях, а також значення для інших необхідних полів, наприклад, етап воронки продажів:
Створюючи нові записи, ви можете обрати, до якого саме запису буде прив'язано чат із клієнтом: до контакту, до угоди або до обох одночасно. Щоб налаштувати це, скористайтесь опцією - зробити посилання на новий запис в, під час створення запису:
Помічник - чекати взаємодії з чатом
Для автоматизацій що співпрацюють з чатами також є спеціальний помічник - чекати взаємодії з чатом:
В ньому також є варіанти налаштувань:
Менеджер відповів.
Чат закрито.
Цей помічник особливо корисний для автоматизації процесів, пов'язаних із завершенням спілкування з клієнтом у чаті. Ви можете налаштувати виконання певних дій після того, як менеджер відповів на запит або закрив чат. Наприклад, це може бути автоматичне оновлення статусу угоди відповідно до результатів спілкування. В нашому прикладі ми оновимо попередньо створену угоду на заключний етап - успішно реалізовано. Для цього необхідно додати потрібну дію - оновити запис:
Далі обираємо значення на яке має змінитись етап нашої угоди:
Цей приклад демонструє просту автоматизацію, яка запускається при створенні нового чату. Вона автоматично створює контакт, пов'язану угоду та прив'язує чат до обох записів. Після того, як менеджер закриє чат, угода автоматично отримає статус - успішно реалізовано:
Тригер новий чат не обмежується лише створенням контактів та угод. Ви можете налаштувати виконання і інших дій, таких як створення автоматичних завдань для менеджерів, відправка email-повідомлень клієнтам та очікування на їх відповідь.
Другий приклад
Тут ми створимо автоматизацію за правилом дублікації.
Нам потрібно створити додаткове поле з назвою "Зовнішній ID користувача", це поле може бути однорядкове:
Після створеного поля нам треба зафіксувати це у "Визначення дублікатів", щоб система це коректно опрацьовувала:
Тепер ми повністю готові для будування автоматизації. Обираємо наш тригер "Новий чат", далі дію "Створити новий запис" або "Додати в контакти". Обираємо наше поле і макросом підставляємо "Зовнішній ID користувача".
Ви можете далі додавати всі доступні макроси у ваші поля, або якщо ви хочете оновлювати ці значення, то вам потрібно тут залишити тільки унікальне значення, а далі додати дію "Оновити запис" і вже там проставляти доступні макроси.
Автоматизація готова, ви можете і далі продовжувати її, тут все залежить від вашої фантазії. Ми додаємо "Завершити автоматизацію" і активувати.
Макрос - мітка часу
Якщо у вас є необхідність відслідковувати швидкість відповіді ваших менеджерів клієнтам це можливо налаштувати завдяки макросу - мітка часу.
Для того, щоб це налаштувати вам необхідно в потрібну папку до якої пов‘язано чат створити два поля типу - число і поле формула. Ви можете додати їх десь знизу папки для того, щоб вони не заважали в роботі. Наприклад це можуть бути такі поля:
Чат - повідомлення від клієнта (сюди зафіксується час надходження повідомлення від клієнта).
Чат - відповідь менеджера (сюди зафіксується час відповіді менеджера).
Чат - секунд на відповідь (це буде формула яка відніме від поля відповідь менеджера поле повідомлення від клієнта).
Ось приклад такої формули:
=( field("Чат - відповідь менеджера") - field("Чат - повідомлення від клієнта")) / 1000
💡Зверніть увагу! Макрос мітка часу фіксує інформацію в мілісекундах.
Тому в кінці формули ми додаємо:
/ 1000 - щоб отримати у формулі результат в секундах.
/ 60000 - щоб отримати у формулі результат в хвилинах.
В результаті у вас буде ось така група полів яка буде фіксувати час відповіді на повідомлення що було отримано в чат:
Не знайшли відповідей, які шукали? Пишіть нам у чат підтримки прямо з CRM!
А також доєднуйтесь до спільноти однодумців в нашому телеграм каналі.