Як фільтрувати записи за полем пов'язані записи між папками
У NetHunt CRM, щоб швидко знайти потрібну інформацію, ви можете не лише фільтрувати записи за їхніми полями, а й використовувати пов'язані записи між папками. Ця функція особливо корисна, коли вам потрібно знайти всі контакти, пов'язані з певною компанією, або всі угоди, що належать конкретному контакту.
За допомогою фільтрів за пов'язаними записами, ви можете легко переглядати дані в одній папці, ґрунтуючись на інформації з іншої. Також якщо вам потрібно експортувати Угоди, а email або телефон знаходиться у папці контакти. Ця стаття допоможе вам у цьому.
Ми маємо декілька варіантів як це налаштувати, все залежить від побудови ваших зв'язків між папками. Розглянемо їх по черзі:
Фільтрація записів за збереженим видом іншої папки
Цей фільтр буде працювати якщо у вас, наприклад папка Контакти пов'язана до папки Компанія, поле пов'язування знаходиться зверху, а не у зворотніх посиланнях:
Нам потрібно перейти у папку Компанія і створити вид або вже мати цей вид. Ми створимо новий вид статус компанії втрачений:
Далі ми зберігаємо вид і даємо йому назву, так як у мене в планах створити email - кампанію для втрачених, а пошти співробітників компаній в мене знаходяться у папці контакти:
Тепер ми йдемо у папку контакти і налаштовуємо наступний фільтр, обираємо наше поле пов'язаний запис з папкою Компанія, далі обираємо за видом і саме наш вид який ми налаштували у папці компанії:
Зберігаємо наш вид і тепер ми можемо створити email - кампанію або експортувати записи для подальшої дії з ними:
Фільтрація записів між двома папками через поле пов'язані підсумки
Цей спосіб буде працювати якщо у вас записи пов'язані між собою в будь-якому варіанті, це контакти до компанії або компанія до контактів. Для цього нам потрібно створити поле пов'язані підсумки і додати до вашої папки поле валюта для того, щоб ми тут проставляли значення які будуть дублюватись в іншій папці.
Перейдемо до дій:
Поле пов'язані підсумки і поле валюта в нас вже створено нам потрібно тепер їх заповнити даними для того, щоб вони підсвічували записи які є пов'язані в іншій папці. В цьому прикладі ми будемо фільтрувати контакти і підсвічувати їх у папці компанія:
Далі нам треба відрізнити записи які ми обрали для фільтрації. Тому тут масовано проставляємо у поле валюта суму "15" (значення можуть бути які вам потрібні), щоб потім ми могли фільтрувати ці значення:
І тепер даємо трохи часу нашому полю для перерахування цих сум і переходимо у папку Компанії. Тепер нам треба зробити фільтр за полем пов'язані підсумки з контактів, як це зробити? Дуже просто обираємо фільтр далі поле пов'язані підсумки і вказуємо значення більше ніж (або "Є" тій сумі яку ви вказали у валюті) і проставляємо значення 10, щоб фільтр показав нам ці записи:
Тепер в нас і цей спосіб готовий і ми можемо далі робити експорт або інші дії з записами. Також ви можете видалити новостворені поля після закінчення ваших дій з записами. Або залишити їх на майбутнє.
Фільтруємо записи через автоматизацію
Наприклад ці два способи вам здали складними або не закривають повноцінно ваш запит. Ви можете зробити це через автоматизацію.
Що для цього потрібно:
Створюємо поле чекбокс в обох папках Контакти та Компанії:
Далі переходимо до автоматизації і створюємо нову. Тригер в нас буде зміна поля і обираємо папку в якій ви будете відмічати чекбокс згідно з вашим фільтром і обираємо поле чекбокс:
Тепер нам треба оновити пов'язані між собою записи. Обираємо оновити пов'язані записи і вказуємо поле чекбокс як відмічене:
Тепер додаємо завершити автоматизацію і Активувати:
💡Зверніть увагу: Перед наступним кроком радимо протестувати це на одному записі, для перевірки вашої автоматизації. Також додам що кількість ваших записів буде дорівнювати кількості дій яка буде використана за рахунок автоматизації! Якщо вам треба докупити дії ось корисне посилання для цього!
Далі ми переходимо в папку Компанії і робимо фільтр за потрібними записами, відмічаємо їх та робимо масоване оновлення:
Бачимо що автоматизація відпрацювала:
Після того, як автоматизація виконала ці дії (якщо велика кількість записів, то це може зайняти трохи часу) ми можемо перейти у папку Контакти і зробити наступний фільтр. Тут ми вже фільтруємо записи за полем чекбокс в яких він вже відмічений за рахунок автоматизації:
Все готово! І далі ви можете виконувати інші дії з вашими відфільтрованими записами! Цей спосіб можна використовувати в обидва напрямки, тільки вам потрібно трохи змінити автоматизацію і вказати інші папки.
Не знайшли відповідей, які шукали? Пишіть нам у чат підтримки прямо з CRM!
А також доєднуйтесь до спільноти однодумців в нашому телеграм каналі.