Що таке round-robin?
Це простий принцип планування. Простіше кажучи, це автоматичне розподілення потенційних клієнтів (записів) або завдань між членами вашої команди.
Round robin в записах (на прикладі автоматизації)
Скажімо, у вас є 5 користувачів у системі. У вас налаштовано автоматизацію, щоб отримати лідів із веб-форми вашого веб-сайту > створити записи контактів у NetHunt, а потім автоматично призначити ці нові записи всім користувачам (менеджерам) по одному.
Поряд з новими записами, створеними та призначеними менеджерам, додається ще одна дія – створювати завдання, призначені менеджерам відповідно.
Налаштуйте тригер для створення нових контактів із веб-форми:
Створіть новий запис контакту. Виберіть поле Менеджер у формі запису. Тут, натиснувши на «Тип оновлення», виберіть опцію «Розподілити між». Натисніть на знак «+» і виберіть усіх менеджерів, які будуть призначені для щойно створених записів за циклом. Ви можете побачити список трьох користувачів, що означає, що буде призначено будь-який з них (не всі три). Потім додайте інші поля, щоб зіставити поля запису з даними, взятими з веб-форми (тригер):
Тепер додайте нову дію – «Створити завдання» та додайте всі поля, які ви хочете заповнити автоматично.
Виконавця також можна вибрати за принципом round-robin, хоча в цьому випадку вам слід вибрати параметр «Тип оновлення» на «Встановити значення» і вибрати макроси з поля запису «Відповідальний менеджер». Таким чином, завдання буде призначено менеджеру, раніше призначеному для нового запису:
Далі активуємо автоматизацію! Ви можете заповнити вебформу та перевірити ваш створений запис та завдання для одного з вказаних відповідальних.
Round robin в Завданнях
На випадок, якщо у вас є будь-який інший можливий тригер, але дія має створювати нові завдання за алгоритмом round robin.
Процес нескладний.
Виберіть дію "Створити завдання";
Виберіть поле Відповідальний > "Тип оновлення" - виберіть опцію «Розподілити між». Натисніть на знак «+» і виберіть усіх менеджерів, які будуть призначені для щойно створеного завдання за циклом. Ви можете побачити список трьох користувачів, що означає, що буде призначено будь-кого з них (не всі три):
Round-robin для вже існуючих записів (приклад автоматизації)
Скажімо, у вас є купа записів, для яких не призначено менеджера, і ви хочете змінити це. Ви можете налаштувати автоматизацію, у якій вибрані записи автоматично призначатимуться всім користувачам (менеджерам) по черзі.
Щоб це сталося, ви можете побудувати таку автоматизацію:
У цьому випадку тригером буде оновлене поле "Чекбокс". Щоб одночасно оновлювати кілька записів, ви можете просто скористатися функцією масового оновлення.
Відфільтруйте записи, для яких не призначено жодного користувача (менеджера), і масово оновіть для них поле чекбокс – зробіть це поле відміченим. Після оновлення поля система почне призначати менеджерів для записів.
Другим кроком в автоматизації є призначення менеджера/користувача. Виберіть поле Менеджер і, натиснувши на «Тип оновлення», виберіть опцію «Замінити одним із». Клацніть на знак «+» і виберіть усіх менеджерів, які будуть призначені до записів за round-robin алгоритмом. Ви можете побачити список трьох користувачів, що означає, що буде призначено будь-який з них (не всі три).
Тепер у вас є записи які розділені між вашими менеджерами.
Розподіл записів та завдань за ролями
Розподіл записів та завдань за ролями ваших менеджерів або відділів. Ви можете просто вказати роль, і будь-який користувач, якому наразі призначено цю роль, буде вибрано випадковим чином.
За допомогою цього у вас є централізоване місце для керування всіма потенційними виконавцями в усіх робочих процесах. Немає потреби оновлювати кожен робочий процес окремо, коли ваша команда змінюється. Щоразу, коли ви додаєте або видаляєте користувача з ролі, зміни миттєво застосовуються до всіх відповідних кроків у всіх робочих процесах.
Так само це можна виконати при створенні завдання на менеджерів:
Це можливо використовувати навіть для графіків та робочих змін, ролі можна використовувати для керування автоматичним розподілом між різними робочими змінами.
Приклад.
Створіть дві ролі з однаковими дозволами:
Менеджери активні.
Менеджери відсутні.
В ролі «Активні» можна посилатися в кроках автоматичного розподілу та використовувати як список користувачів, які наразі доступні для отримання нових завдань. Якщо хтось недоступний у певний день, його можна тимчасово перемістити до ролі «Відсутні», щоб виключити його з усіх кроків розподілу, без необхідності редагувати будь-які робочі процеси.
Не знайшли відповідей, які шукали? Пишіть нам у чат підтримки прямо з CRM!
А також доєднуйтесь до спільноти однодумців в нашому телеграм каналі.